GLS · Quản lý xe

Quy trình bảo dưỡng & sửa chữa xe

Trang dành cho người xác nhận nghiệp vụ (quản lý xe, kỹ thuật). Đọc để hiểu làm việc thế nào và màn hình nào xử lý việc gì — kèm sơ đồ đơn giản. Không đi sâu từng nút / từng cột (chi tiết kỹ thuật xem file đặc tả màn hình riêng).

Nhìn nhanh toàn bộ quy trình

Đọc từ trên xuống. Xong bước trên mới sang bước dưới.

Người dùng thao tác Bộ phận / phần mềm khác hỗ trợ Kết quả trên Quản lý xe
flowchart TD
  A[Khai báo danh mục
và quy tắc bảo dưỡng] --> B[Nhắc việc · gắn danh mục vào xe
· đánh giá xe định kỳ] B --> C[Lập kế hoạch / dự toán
từ nhắc · mẫu · đánh giá] C --> D[Tạo phiếu làm thật
bảo dưỡng hoặc sửa chữa] D --> E[Đối chiếu kế hoạch với thực tế
· xem lịch sử trên xe] B --> F[Vỏ lốp / ắc quy
cảnh báo · đẩy dự toán] F --> C D --> G[Giờ sửa chữa kỹ thuật viên
báo cáo · lịch tháng · giờ chuẩn] style A fill:#fef3c7,stroke:#d97706 style B fill:#dbeafe,stroke:#0284c8 style C fill:#d1fae5,stroke:#059669 style D fill:#d1fae5,stroke:#059669 style E fill:#e2e8f0,stroke:#64748b style F fill:#fce7f3,stroke:#db2777 style G fill:#e0e7ff,stroke:#4f46e5
Cách dùng khi xác nhận: đọc mục «Màn hình & nghiệp vụ» để biết mỗi màn làm gì; rồi duyệt từng bước có sơ đồ bên dưới. Đánh dấu Đồng ý / Có điều kiện / Không / Để sau cho từng ý.

Màn hình nào xử lý nghiệp vụ gì

Mỗi thẻ = một màn trên bản mẫu (máy tính hoặc điện thoại). Chỉ mô tả việc nghiệp vụ — không liệt kê chi tiết từng ô nhập.

flowchart LR
  A[Danh sách xe / phiếu] --> B[Chi tiết xe]
  B --> C[Đánh giá]
  B --> D[Danh mục & kế hoạch]
  B --> E[Phiếu bảo dưỡng / sửa chữa]
  C --> E
  D --> E
  E --> F[Mua hàng / BASE]
  B --> G[Lốp · ắc · giờ kỹ thuật viên]

  style A fill:#fef3c7,stroke:#d97706
  style B fill:#dbeafe,stroke:#0284c8
  style C fill:#fce7f3,stroke:#db2777
  style D fill:#d1fae5,stroke:#059669
  style E fill:#d1fae5,stroke:#059669
  style F fill:#e0e7ff,stroke:#4f46e5
  style G fill:#fff7ed,stroke:#ea580c
        

Theo dõi đội xe & phiếu

Bảo dưỡng & sửa chữa (danh sách)

Máy tính Bước 5

Xem toàn đội theo xe hoặc theo phiếu. Lọc trạng thái duyệt / đang làm. Tạo phiếu mới. Mở nhanh đánh giá hoặc chi tiết xe / phiếu.

Danh sách xe · Việc cần xử lý

Điện thoại Bước 5

Kỹ thuật viên chọn xe cần làm. Thấy xe sắp đến hạn đánh giá. Vào chi tiết xe hoặc tạo phiếu tại hiện trường.

Trên một chiếc xe

Chi tiết xe / mooc

Máy tính Điện thoại Bước 3–5

Trung tâm theo đúng một xe: tab Đánh giá (lịch sử phiếu đánh giá), tab Danh mục bảo dưỡng đã gắn, tab Kế hoạch, tab Bảo dưỡng, tab Sửa chữa. Trên điện thoại thêm tab Việc cần.

Tab Đánh giá trên xe

Máy tính Điện thoại Bước 3

Xem mọi lần đã đánh giá của đúng xe đó. Mở xem lại kết quả đủ hạng mục như phiếu đánh giá thường. Bấm sang phiếu bảo dưỡng / sửa chữa gắn với lần đánh giá đó.

Đánh giá phương tiện định kỳ

Đánh giá phương tiện định kỳ (danh sách đội)

Máy tính Bước 3

Theo dõi xe đã nộp / chưa nộp / sắp hạn / quá hạn / khóa. Mở phiếu đánh giá. Tạo phiếu sửa chữa từ đánh giá còn lỗi. Cảnh báo lốp·ắc khi đến hạn.

Phiếu / wizard đánh giá

Máy tính Điện thoại Bước 3

Điền thông tin đầu phiếu → đánh giá từng hạng mục (Tốt / Sửa chữa / Thay) → kết luận. Có miễn kỳ. Sau nộp: tạo kế hoạch, hoặc tạo phiếu sửa chữa ngay, hoặc chỉ nộp để tạo phiếu sau.

Tiêu chí đánh giá · Cài đặt nhắc đánh giá

Máy tính Bước 2

Quản lý bộ câu hỏi đánh giá. Cấu hình chu kỳ tuần/tháng, ngày hết hạn, ngày khóa, nhắc trước.

Nhắc bảo dưỡng · danh mục · kế hoạch

Nhắc bảo dưỡng

Máy tính Bước 3–4

Liệt kê xe–hạng mục đến hạn (chỉ danh mục đã gắn vào xe). Tạo kế hoạch hàng loạt hoặc theo dòng chọn. Có khối cảnh báo vỏ lốp / ắc quy.

Danh mục bảo dưỡng (+ chi tiết mốc)

Máy tính Bước 2

Khai báo hạng mục bảo dưỡng và mốc km / tháng. Gắn danh mục vào nhiều xe cùng lúc. Trên chi tiết xe: gắn thêm / bỏ gắn (có xác nhận) / tạo kế hoạch từ hạng mục đến hạn.

Kế hoạch bảo dưỡng / sửa chữa · Mẫu kế hoạch

Máy tính Điện thoại (xem + tạo phiếu) Bước 4

Dự toán theo kỳ × xe × hạng mục (chưa phải phiếu xuất kho). Nguồn: tay, mẫu, nhắc, đánh giá. Áp mẫu cho nhiều xe. Từ dòng kế hoạch tạo phiếu làm thật. Không duyệt Ban lãnh đạo trên kế hoạch.

Phiếu làm thật

Chi tiết phiếu bảo dưỡng / sửa chữa

Máy tính Điện thoại Bước 5

Chu kỳ: nháp → nộp duyệt → duyệt / từ chối → bắt đầu → làm từng hạng mục → phiếu tự hoàn thành khi hạng mục cuối xong. Hai phần vật tư: kỹ thuật đề nghị và mua hàng đã cấp. Gửi / đồng bộ mua hàng; đồng bộ BASE (duyệt lãnh đạo). Bốn mốc giờ hệ thống tự ghi.

Tạo phiếu trên điện thoại

Điện thoại Bước 5

Tạo phiếu theo bước ngắn: chọn xe → hạng mục → vật tư → gửi duyệt. Phù hợp nhập tại xưởng / hiện trường.

Kho · mua hàng · lốp / ắc · giờ công

Vật tư · Ánh xạ xe · Nội dung sửa chữa · Hệ thống xe

Máy tính Bước 2

Đồng bộ danh mục từ mua hàng / kho để gợi ý khi lập kế hoạch và phiếu. Ghép xe Quản lý xe với mã xe bên kho trước khi gửi phiếu sang mua hàng.

Vỏ lốp / ắc quy

Máy tính Bước 7

Xem định mức kép (km + tháng), cảnh báo đến hạn, đẩy vào dự toán thay. Sau khi thay trên phiếu: đồng bộ vòng đời lại mua hàng.

Giờ sửa chữa kỹ thuật viên · Giờ chuẩn · Báo cáo

Máy tính Bước 8

Giờ thực tế lấy từ lúc bắt đầu đến lúc hoàn thành hạng mục. Đối chiếu giờ chuẩn. Xem bảng tổng hợp theo kỹ thuật viên hoặc lịch tháng cá nhân.

Ý cần xác nhận (màn hình): Tab Đánh giá trên xe = lịch sử mọi lần + xem đủ hạng mục + link phiếu của lần đó; đồng bộ mua hàng luôn có sau duyệt; hoàn thành hạng mục cuối = hoàn thành phiếu; nhắc chỉ theo danh mục đã gắn; không duyệt lãnh đạo trên kế hoạch.

Bước — Khai báo ban đầu

Chuẩn bị “sổ quy tắc” trước khi lập kế hoạch hay làm phiếu. Màn liên quan: Danh mục bảo dưỡng, Tiêu chí đánh giá, Cài đặt nhắc, Hệ thống xe, Vật tư, Ánh xạ xe.

flowchart TD
  A[Phân hệ thống trên xe
vd. máy · gầm · điện] --> B[Loại dịch vụ
và giờ công chuẩn] B --> C[Danh mục bảo dưỡng
mốc km hoặc tháng] D[Bảng câu hỏi
đánh giá xe định kỳ] --> E[Lịch nhắc đánh giá
theo tuần / tháng] F[Danh mục vật tư
và kho bên mua hàng] --> G[Ghép xe trên Quản lý xe
với mã xe bên kho] C --> H[Sẵn sàng lập kế hoạch
và đánh giá] E --> H G --> H
Bên Quản lý xe / kỹ thuật làm Khai báo hệ thống xe, giờ công chuẩn, danh mục bảo dưỡng (ví dụ thay dầu mỗi 10.000 km hoặc mỗi 3 tháng), bộ câu hỏi đánh giá, lịch nhắc đánh giá.
Bên mua hàng / kho làm Giữ danh sách vật tư, số tồn, giá tham khảo, mã định danh xe bên kho. Quản lý xe chỉ ghép xe và tra cứu khi cần — không thay thế sổ kho.
Ví dụ: Danh mục «Thay dầu / lọc» = quy tắc chu kỳ. Mỗi xe có «lần gần nhất» và «lần tới» để hệ thống biết khi nào cần nhắc.

Bước — Nhắc việc & đánh giá xe

Màn liên quan: Nhắc bảo dưỡng, Đánh giá định kỳ (danh sách), Phiếu đánh giá, Chi tiết xe → tab Đánh giá / Danh mục.

flowchart TD
  L[Gắn danh mục bảo dưỡng vào xe
áp một xe hoặc nhiều xe] --> C[Nhắc bảo dưỡng đến hạn
+ cảnh báo lốp / ắc] C --> F[Tạo kế hoạch
tất cả sắp/quá hạn hoặc chọn dòng] G[Đánh giá xe định kỳ
danh sách đội / điện thoại] --> H{Xe đạt không?} H -->|Cần khắc phục| I[Tạo kế hoạch
hoặc tạo phiếu sửa chữa] H -->|Đạt| J[Ghi nhận · chờ kỳ sau] I --> K[Lưu vào lịch sử đánh giá
của đúng xe đó] J --> K K --> M[Tab Đánh giá trên xe
xem lại đủ hạng mục
+ mở phiếu đã gắn] F --> N[Kế hoạch bảo dưỡng] I --> N

Bước — Lập kế hoạch / dự toán

Màn liên quan: Kế hoạch, Mẫu kế hoạch, tab Kế hoạch trên xe, Nhắc bảo dưỡng (đẩy sang kế hoạch).

flowchart TD
  A[Định mức hạng mục
km / tháng] --> D[Hệ thống tính đến hạn] B[Lịch sử thay gần nhất
trên xe] --> D C[Số km từ GPS] --> D D --> E[Danh sách đến hạn] E --> F[Tạo kế hoạch
tất cả hoặc chọn dòng] H[Mẫu kế hoạch
theo nhóm xe] --> I[Áp mẫu nhiều xe] J[Đánh giá xe không đạt] --> G[Kế hoạch theo xe] F --> G I --> G G --> K[Dòng dự toán có giá tham khảo
từ dữ liệu mua hàng] K --> L[Tạo phiếu làm thật
không duyệt lãnh đạo trên kế hoạch]
Cách 1 — Theo mẫu Làm một mẫu cho nhóm xe giống nhau, rồi áp sang nhiều xe trong kỳ. Không duyệt Ban lãnh đạo trên kế hoạch.
Cách 2 — Theo nhắc Hệ thống ghép định mức + lịch sử + km → danh sách đến hạn → tạo kế hoạch (có thể sửa kỳ).
Cách 3 — Theo đánh giá Xe đánh giá không đạt → thêm vào dự toán hoặc tạo phiếu sửa chữa ngay.
Giá trên kế hoạch là tham khảo từ dữ liệu mua hàng đã đồng bộ. Chi phí thật lấy sau khi mua hàng xử lý và đồng bộ lại phiếu. Duyệt lãnh đạo nằm ở phiếu (qua BASE), không nằm trên kế hoạch.

Bước — Tạo phiếu làm thật

Màn liên quan: Chi tiết phiếu (máy tính / điện thoại), Tạo phiếu trên điện thoại, danh sách Bảo dưỡng & sửa chữa.

flowchart TD
  A[Tạo phiếu
từ kế hoạch · sự cố · đánh giá · điện thoại] --> B[Kỹ thuật ghi phần dự kiến
hạng mục + vật tư đề nghị] B --> C[Nộp duyệt · quản lý duyệt] C --> D[Đồng bộ BASE
duyệt lãnh đạo — nút luôn sẵn] C --> E[Gửi / đồng bộ mua hàng
luôn có sau duyệt] D --> F[Bắt đầu làm trên xưởng] E --> F F --> G[Mua hàng xuất kho
hoặc mua ngoài theo mã phiếu] G --> H[Đồng bộ lại dữ liệu mua hàng
giá · chứng từ — không xóa phần dự kiến] H --> I[Hoàn thành từng hạng mục
giờ thực tế tự tính] I --> J[Hạng mục cuối xong
→ phiếu tự hoàn thành] J --> K[Nếu thay lốp / ắc
đồng bộ vòng đời → mua hàng]
Phần dự kiến (kỹ thuật ghi) Hạng mục + vật tư đề nghị, giá tạm. Chọn vật tư bằng gõ tìm tên; có trong kho thì tự điền giá / nhà cung cấp; đủ tồn = xuất kho, thiếu = sửa ngoài; không có trong kho = kỹ thuật viên ghi tay. Phần này không bị xóa khi đồng bộ mua hàng.
Phần mua hàng (sau đồng bộ) Giá thật, nhà cung cấp, chứng từ, ngày cấp — gắn đúng mã phiếu. Nút đồng bộ mua hàng luôn sẵn sau khi đã duyệt (kể cả phiếu không có dòng vật tư).

Bốn mốc giờ — hệ thống tự ghi, không nhập tay

Bước — Đối chiếu & xem lại lịch sử

Màn liên quan: Chi tiết phiếu (khối lịch sử), Lịch sử theo xe, Lịch sử theo danh mục trên xe, tab Đánh giá trên xe.

flowchart TD
  A[Kế hoạch đã lập] --> C[So sánh
số lượng · chi phí · tiến độ] B[Phiếu đã hoàn thành
có phần mua hàng] --> C B --> D[Lịch sử theo từng xe
và theo loại bảo dưỡng] D --> E[Cập nhật mốc lần tới
trên danh mục của xe] F[Lịch sử đánh giá trên xe] --> G[Đối chiếu hạng mục lỗi
với phiếu đã làm]

Sau khi hoàn thành phiếu bảo dưỡng định kỳ, hệ thống cập nhật «lần gần nhất» trên xe và tính «lần tới» theo quy tắc danh mục (ví dụ cứ thêm 10.000 km, hoặc đủ 3 tháng — lấy mốc nào đến sớm hơn).

Bước — Vỏ lốp / ắc quy

Màn liên quan: Vỏ lốp / ắc quy; cảnh báo cũng hiện trên Nhắc bảo dưỡng và Đánh giá.

flowchart TD
  A[Mua hàng / kho
danh mục · seri · giá] -->|Đồng bộ| B[Hiển thị trên Quản lý xe
màn Vỏ lốp / ắc quy] B --> C[Định mức kép
km tối đa + số tháng] C --> D{Chạm ngưỡng?} D -->|Có| E[Cảnh báo · tích chọn] E --> F[Đẩy vào dự toán thay] F --> G[Tạo phiếu thay] G --> H[Ghi nhận thay / vị trí / mòn] H --> I[Đồng bộ vòng đời
lại mua hàng] D -->|Chưa| B
Từ mua hàng sang Quản lý xe Đồng bộ để xem seri, xe gắn, vị trí, định mức — không nhập sổ lệch với kho.
Từ Quản lý xe về mua hàng Sau phiếu đánh giá hoặc sửa chữa có thay / cập nhật hao mòn lốp–ắc: đẩy vòng đời lại mua hàng.

Bước — Giờ sửa chữa kỹ thuật viên

Màn liên quan: Cài đặt giờ chuẩn, Bảng tổng hợp giờ theo kỹ thuật viên, Bảng giờ kỹ thuật viên (lịch tháng).

flowchart TD
  A[Hạng mục hoàn thành
bắt đầu → kết thúc] --> B[Giờ thực tế tự tính] C[Cài đặt giờ chuẩn
theo hệ thống + nội dung] --> D[Giờ chuẩn theo hạng mục] B --> E[Bảng tổng hợp
theo kỹ thuật viên × ngày] D --> E B --> F[Bảng giờ cá nhân
lịch tháng + bảng theo ngày] D --> F
Quản lý xem tổng hợp Lọc tháng / người / trạng thái. So giờ thực tế với giờ chuẩn, số phiếu.
Kỹ thuật viên xem lịch tháng Màu theo mức giờ so với chuẩn. Có bảng chi tiết theo ngày.